Cómo sacarle provecho a tu agenda diaria

Tienes tu agenda diaria Crenpet encima del escritorio. Vacía. Prácticamente no escribes en ella. Los primeros días de tenerla, la llenaste de tareas pero la motivación empezó a desaparecer según avanzaban los días y tú no cumplías con nada de lo que te proponías. ¿Te gustaría sacarle el máximo provecho a tu agenda diaria cual diosa del Olimpo? 

¿Cuál es la mejor herramienta para ser productiva?

¡Oh! La pregunta más preguntada.

¿Con qué me planifico? ¿Qué herramienta es más productiva? ¿Es mejor una agenda en papel o una digital? ¿Utilizo mejor alguna app?

La respuesta es sencilla: la herramienta de productividad más eficaz es que la se adapte 100% a ti, tus necesidades y tu estilo de vida. 

Respuesta algo cliché, lo sé, pero me explico:

Si te decides por un planificador digital las ventajas están claras: lo puedes llevar en todas partes en tu móvil. Y si pasas mucho tiempo delante del ordenador te puede venir bien tenerlo todo en el mismo lugar.

Si te decides por alguna aplicación de productividad como podría ser Notion, Trello, Clickup o alguna similar, las ventajas son las mismas aunque la curva de aprendizaje es algo mayor. Hasta que te habitúas y aprendes cómo funcionan tu planificación no será lo más eficiente del mundo. 

Mi recomendación, por supuesto, es que te planifiques con una agenda física en papel. La conexión que se crea entre el boli y tu cerebro al escribir tus objetivos, tus tareas y tus propósitos es casi mágica. Lo vas a interiorizar mucho más que si lo tecleas desde tu móvil.

Ni que decir tiene que te recomiendo que le eches un vistazo a las Agendas Crenpet, ya que está especialmente diseñada para que le saques el máximo provecho a tus días. 

A continuación te explico cómo sacarle provecho a tu agenda diaria.

Establece tus prioridades del día

El primer paso para aprender cómo sacarle provecho a tu agenda diaria es establecer tus prioridades. Cuando te dispongas a hacer tu planificación diaria, empieza definiendo tus prioridades para el día. Idealmente, que no sean más de tres prioridades para tener foco y no acabar el día abrumada por tener demasiadas tareas.

¿Qué crees que es mejor: hacer una lista de 10 prioridades y al final del día haber cumplido con 3 o marcarte tres prioridades y acabar el día cual diosa del Olimpo con todas tus prioridades cumplidas?

Si, además, decides tus prioridades del día la noche de antes, cuando te despiertes sabrás lo que tendrás que hacer, es decir, no perderás tiempo tomando decisiones y no agotarás tu poder de decisión. Puedes leer este post sobre cómo conseguir un objetivo grande con pequeños pasos.

Planifica las horas del día

Una vez que tienes tus prioridades bien establecidas, es momento de pasar a la parte divertida: la planificación.

En la parte del horario del día, anota en primer lugar los compromisos y las tareas que sean fijas. Después, crea el tiempo para dedicarle a tus prioridades del día. Asegúrate antes de ponerte a cumplir tareas, que tus prioridades serán atendidas y llevadas a cabo. 

Un consejo extra a la hora de planificar es hacerlo por bloques, es decir, designando desde qué hora hasta que hora vas a estar para cada una de tus tareas pendientes. En este paso, la clave está en no ser demasiado exigente ni en bloquear todos los minutos del día. Sé generosa con tus tiempos, recuerda que tendemos a ser muy optimistas con la estimación del tiempo y que los imprevistos ocurren. 

Haz anotaciones durante el día

En los Recambios Día Vista Crenpet tienes un espacio para notas. Este hueco es ideal para las anotaciones que no tienen cabida dentro de tu planificación.

Yo suelo utilizar este espacio para anotar cosas relativas al servicio de asesoría o de los talleres. Apunto aquí si tengo que avisar a alguna diosa-clienta o alguna diosa-alumna y qué tengo que recordarle (que nuestra próxima sesión es al día siguiente, que el nuevo módulo de tal curso ya está disponible o lo que corresponda).

Además, este espacio está genial tenerlo disponible porque, si durante el día te viene a la cabeza alguna tarea que has dejado sin planificar, o surge algún imprevisto o se crea alguna nueva tarea, en lugar de perder tiempo en planificarla, puedes anotarla aquí y ya lidiarás con ella al final del día cuando vayas a planificar el día siguiente.

Lista de tareas para el día

Y, por último, tu gran aliada para ser una diosa productiva es tu lista de tareas. Como comentábamos en este post sobre Calendar Blocking, la lista de tareas como herramienta de planificación y productividad, por sí sola no sirve de mucho. No me malinterpretes, las listas de tareas pueden ser una herramienta poderosa pero si caes en la tentación de crear listas de tareas infinitas… algo falla. ¿Cómo le podemos sacar el máximo provecho a nuestra lista de tareas entonces?

Vaciar tu mente y anotar todas las tareas pendientes es el primer paso. Te permitirá concentrarte en la tarea que hayas planificado y priorizado, pero si solo te quedas aquí, difícilmente sentirás que eres productiva al final del día. Es por eso que la lista de tareas viene justo al lado del horario.

Para sacarle el máximo provecho a tu lista de tareas es esencial que esas tareas se conviertan después en bloques de tiempo. Para cada tarea pregúntate: ¿cuándo la vas a llevar a cabo? y ¿cuánto tiempo me va a llevar hacerla?

El método Crenpet de planificación

Por aquí, por el Olimpo de las diosas de la planificación, aplicamos nuestro propio método: el método Crenpet. 

El método Crenpet de planificación consta de tres fases: planificación, observación y revisión. Aplicado a la planificación diaria sería así: 

1. Planifica

Utilizando todos los espacios de los Recambios Día Vista Crenpet, planifica tus días: primero anota las tareas del día, asigna un momento del día para llevar a cabo cada una de ellas y… ¡al lío! 

2. Observa

Durante el día, ves observando las diferencias entre tu planificación y tu día. ¿Qué tareas no has cumplido? ¿Por qué no las has cumplido?

Quizás te has planificado de forma muy optimista y eso hace que llegues al final del día sientiéndote nada productiva. Puede que haya habido algún imprevisto que te haya roto tu planificación. Observa también cómo varían tus niveles de energía a medida que pasan las horas. Obsérvate bien. 

3. Revisa

Llega el final del día y el momento de revisar. Mira tu agenda, mira cómo era tu planificación y qué has llevado a cabo realmente. ¿Identificas algún patrón? ¿Extraes algún aprendizaje? Es el momento de hacer un poquito de reflexión para que la planificación de mañana sea un poco más fiel a lo que pasará. 

Si habías sido muy exigente con la cantidad de tareas… ¿y si mañana planificas menos tareas? Si había ocurrido algún imprevisto… ¿y si mañana te planificas con algo más de margen por lo que pueda pasar? 

Abraza la modalidad de experimentación y crea una planificación que se adapte a ti

La idea es que el método Crenpet de planificación lo apliques día tras día y con la revisión puedas ir mejorando tu planificación y haciendo que cada vez se adapte a ti y a tu estilo de vida. Solo con una base de autoconocimiento podrás hacerlo: experimenta, prueba diferentes cosas, date margen suficiente para ver cómo sientan esos cambios y haz tuya tu planificación. 

Ahora que ya sabes cómo sacarle provecho a tu agenda diaria, prueba a aplicarlo con el Pack Iniciación Día Vista, una agenda con los Recambios Día Vista especialmente diseñada para planificarte siguiendo el método Crenpet de planificación. Consigue tu agenda y… ¡a planificar!